Dienst aanmaken met een iTelAlert - DutyFlow koppeling

In dit artikel wordt beschreven hoe je een dienst aanmaakt binnen iTelAlert en wanneer deelnemers en gebruikers worden gesynchroniseerd naar DutyFlow.

Orcagroup bied twee producten aan, iTelAlert en DutyFlow en deze kunnen gekoppeld worden. iTelAlert is een alarmeringsapplicatie en DutyFlow is een roostering applicatie.

Door deze twee producten te koppelen kan je de krachten combineren om zo bijvoorbeeld een piketdienst te combineren met een alarmering waarbij de piketmedewerker opgeroepen wordt voor een calamiteit.

Het aanmaken van de diensten en medewerkers worden gedaan binnen iTelAlert waarbij je het inroosteren uitvoert in DutyFlow.

In de onderstaande video leggen we dan ook uit hoe je een dienst aanmaakt binnen iTelAlert en hoe je deze vervolgens vult met deelnemers die gesynchroniseerd worden naar DutyFlow.
Ben je meer een lezer dan een kijker? Dan vind je de stappen hieronder uitgeschreven:

• Stap 1: Aanmaken van de dienst
• Stap 2: Inrichten van de dienst
• BELANGRIJK: Eisen synchronisatie tussen iTelAlert en DutyFlow 
• Overige: Verschil tussen deelnemer en beheerder

Stap 1: Aanmaken van de dienst
 Het aanmaken van een dienst doe je als volgt:

1. Ga binnen iTelAlert naar Beheren → Diensten.
2. Klik op de [+]-knop.
3. Vul in het scherm dat opent de volgende gegevens in:
   • Naam: geef de naam van de dienst op.
   • Organisatie: selecteer de organisatie waarin de dienst actief is.
   • Omschrijving: optioneel.
   • Beveiligd: optioneel.

                    Let op: Wanneer je een dienst beveiligt, kan alleen een SuperUser de dienstnaam en organisatie wijzigen.

4. Klik op Opslaan om de dienst aan te maken.

Stap 2: Inrichten van de dienst

Na het aanmaken kom je terecht op de detailpagina van de dienst.
Hier zie je de gekoppelde organisatie en verschillende knoppen met aanvullende functies:

• Deelnemers – voeg deelnemers toe aan de dienst.
• Dienstrooster – plan de beschikbaarheid van deelnemers via DutyFlow.
  Als je op deze knop drukt wordt je automatisch ingelogd in DutyFlow in een nieuw tabblad.
   Hiervoor dient je account binnen DutyFlow te bestaan als beheerder.
• Beschikbaarheidsmonitor – bekijk welke deelnemers beschikbaar zijn en welke niet. Deze pagina wordt periodiek bijgewerkt.
• Configuratie – stel in of de portofoonfunctie actief is voor deze dienst.

BELANGRIJK: Eisen synchronisatie tussen iTelAlert en DutyFlow

Er zijn verschillende voorwaarden voor deelnemers en gebruikers om gesynchroniseerd te worden van iTelAlert naar DutyFlow, namelijk:

Deelnemer: een deelnemer moet het volgende hebben ingesteld staan binnen zijn/haar account.

- een voor- en achternaam

- een telefoonnummer

- inloggegevens

- toegewezen zijn aan een dienst

Gebruiker: een gebruiker moet gekoppeld zijn aan een deelnemer account, voldoen aan de eisen van een deelnemer en toegewezen zijn aan minimaal een dienst.

Voor instructies voor het koppelen van een deelnemer en gebruiker zie: [link naar artikel].

Let op! Het emailadres dat bij de deelnemer in iTelAlert wordt toegevoegd bestaat nog niet in een andere DutyFlow omgeving, het moet dus uniek zijn. Anders wordt de deelnemer nog niet gesynchroniseerd.

Overige: Verschil tussen deelnemer en beheerder

Zoals je bij iTelAlert een rolverdeling hebt tussen deelnemer en gebruiker is een gelijke rolverdeling aanwezig in DutyFlow met de rollen deelnemer en beheerder.

Een deelnemer binnen iTelAlert wordt bij DutyFlow ook een deelnemer genoemd.
Een deelnemer is de medewerker die ingeroosterd wordt binnen een planning in DutyFlow en kan enkel inloggen in de mobiele app van DutyFlow.

Een gebruiker binnen iTelAlert is binnen DutyFlow een beheerder.
Een beheerder kan worden ingeroosterd, maar ook planningen beheren en inloggen in de webapplicatie van DutyFlow.

De onderstaande verschillen bepalen of een gesynchroniseerde deelnemer wordt aangemerkt als deelnemer of beheerder.

• Een deelnemer die niet gekoppeld is aan een gebruiker binnen iTelAlert is binnen DutyFlow een deelnemer.
• Een deelnemer gekoppeld aan een gebruiker in iTelAlert is binnen DutyFlow een beheerder en heeft enkel rechten op de diensten waarin hij als deelnemer is toegevoegd.
• Een deelnemer gekoppeld aan een SuperUser in iTelAlert is binnen DutyFlow een beheerder met rechten op alle planningen.