Hoe belt DutyFlow naar mijn medewerkers

In dit artikel wordt uitgelegd wat er gebeurt wanneer een planning binnen DutyFlow aangebeld wordt.

Wanneer een planning aangebeld wordt binnen DutyFlow gaat DutyFlow de ingeroosterde medewerker(s) bellen om de beller door te verbinden of de ingeroosterde medewerker(s) te laten weten dat er een voicemail ingesproken is. 
Dit is afhankelijk of je planning is ingesteld op de “rooster” of “voicemail” modus.

De volgorde waarop de medewerkers gebeld worden, wordt bepaald door de manier waarop de medewerkers ingeroosterd zijn.
Hierbij wordt eerst de medewerker gebeld die ingeroosterd staat, vervolgens wordt de fallback gebeld op volgorde van boven naar beneden binnen de planning.

Hierbij is ook van belang hoe de instellingen van je planning ingesteld zijn betreffende het aantal belpogingen en herhaling van deze volgorde.

In het voorbeeld wat hieronder gebruikt wordt, is ingesteld dat er twee belpogingen gedaan worden en de volgorde wordt twee keer herhaald. 
Binnen de planning is Martin de Beer ingesteld als medewerker en Tjitte Giesen als fallback medewerker.

DutyFlow belt dan op de volgende manier uit:

Eerst wordt Martin de Beer twee keer gebeld voordat Tjitte Giesen gebeld wordt.

Als deze allebei niet opnemen gaat DutyFlow Martin de Beer opnieuw bellen voor twee pogingen en daarna Tjitte Giesen nogmaals voor twee pogingen. 
Dit wordt vervolgens nogmaals herhaald totdat DutyFlow aan de beller aangeeft dat het niet mogelijk is om door te verbinden en het later nogmaals te proberen.

Doorschakelen op basis van openingstijden

Onder het tabblad instellingen heb je de optie openingstijden.
Onder de openingstijden kan je instellen dat DutyFlow uitbelt tussen de ingestelde uren via het ingestelde rooster of doorschakelt naar het ingestelde doorschakelnummer.

In het onderstaande voorbeeld wordt er doorgeschakeld naar het doorschakelnummer +31601234567 tussen 08.30 tot 17.00 op maandag tot vrijdag, buiten deze tijden wordt het rooster onder het tabblad “planning” aangehouden.

Wat gebeurt er wanneer je geen dienst opvoert

Wanneer er geen dienst opgevoerd is binnen je planning en er komt een melding binnen dan wordt de “escalatiemedewerker” opgeroepen. Zo wordt voorkomen dat een melding gemist wordt.
 Het is verplicht om een escalatiemedewerker in te stellen per omgeving.

Uiteraard wordt er rekening gehouden met de ingestelde openingstijden.
Als je via deze tabel een direct doorschakeling hebt ingesteld, is het niet nodig om binnen die tijden een planning in te stellen. Er zal er binnen deze tijden geen escalatiemedewerker worden opgeroepen.