Hoe belt DutyFlow naar mijn medewerkers

In dit artikel lees je wat er gebeurt wanneer een planning wordt gebeld binnen DutyFlow.

Wanneer een planning wordt gebeld, neemt DutyFlow contact op met de ingeroosterde medewerker(s).
Dit gebeurt om:

• de beller door te verbinden, of
• de medewerker te informeren dat er een voicemail is ingesproken

Dit is afhankelijk van de ingestelde modus: Planning of Voicemail.

De volgorde waarin medewerkers worden gebeld, wordt bepaald door de planning.

DutyFlow werkt als volgt:

1. Eerst wordt de ingeroosterde medewerker gebeld
2. Daarna wordt de fallback medewerker gebeld
3. Fallbacks worden gebeld in de volgorde van boven naar beneden in de planning

Daarnaast spelen de volgende instellingen een rol:

• Aantal belpogingen
• Aantal herhalingen van de belvolgorde

In het bovenstaande voorbeeld:

• Aantal belpogingen: 2
• Herhalingen: 2
• Ingeroosterde medewerker: Martin de Beer
• Fallback medewerker: Tjitte Giesen

DutyFlow belt dan als volgt:

1. Martin de Beer wordt 2 keer gebeld
2. Daarna wordt Tjitte Giesen 2 keer gebeld
3. Als er geen gehoor is:
   • Martin de Beer opnieuw 2 keer
   • Daarna Tjitte Giesen opnieuw 2 keer
4. Deze cyclus wordt herhaald volgens de ingestelde herhaling

Wanneer niemand opneemt, krijgt de beller een melding dat doorverbinden niet mogelijk is en dat deze het later opnieuw kan proberen.

Doorschakelen op basis van openingstijden

Onder het tabblad Instellingen kun je de openingstijden instellen.

Hier bepaal je wanneer DutyFlow:

• de planning volgt, of
• oproepen doorschakelt naar een doorschakelnummer

Voorbeeld

• Maandag t/m vrijdag: 08:30 – 17:00 → doorschakeling naar +31601234567
• Buiten deze tijden → gebruik van de planning

Geen dienst ingepland

Wanneer er geen dienst is ingepland en er komt een melding binnen, wordt de escalatiemedewerker gebeld.

Dit voorkomt dat meldingen worden gemist.

Let op:
Het instellen van een escalatiemedewerker is verplicht per omgeving.

De ingestelde openingstijden blijven altijd leidend.

Wanneer je binnen bepaalde tijden een directe doorschakeling hebt ingesteld:

• Is het niet nodig om een planning in te stellen
• Wordt er binnen die tijden geen escalatiemedewerker gebeld